جواب یکجایی هست. فقط هیچکس نمیداند کجا.
پیداکردن بیشتر از انجامدادن طول میکشد
جواب در یک پوشه یا ایمیلی هست، ولی پیداکردنش نیمساعت میگیرد؛ خودِ کار ده دقیقه.
یک نفر دانشنامهی مجموعه است
همهچیز از باتجربهترین نفر میگذرد. جدا که شود، دانش هم با او میرود.
تازهواردها همان سؤالها را میپرسند
جاافتادنِ هر نیروی جدید وقتِ ارشدها را میبلعد؛ همان توضیحها، بارها.
حافظهی شرکتتان، همیشه پای کار.
دستیاری آموزشدیده با اسنادِ داخلیتان: روالها، قراردادها، دستورالعملها، یادداشتهای پروژه. تیمتان به زبانِ ساده میپرسد و جواب را با منبع میگیرد؛ بهجای گشتنِ پوشهها یا قطعکردنِ کارِ یک همکار. دسترسی هم تابعِ قواعدِ شماست: هر کس فقط دربارهی چیزی میپرسد که اجازهی دیدنش را دارد.
نمای زنده (بهزودی)
چه کاری میکند
جواب با منبع
هر جواب به سندی که از آن آمده اشاره میکند؛ اعتماد قابلِراستیآزمایی میشود.
حرمتِ «چه کسی چه ببیند»
قواعدِ دسترسی برای هر نفر و تیم؛ پوشههای حساس مهروموم میمانند.
معنا را پیدا میکند، نه فقط واژه را
میپرسید «مرجوعی را چطور مدیریت کنیم؟» و روال را پیدا میکند، حتی اگر با کلماتِ دیگری نوشته شده باشد.
جاافتادنِ نیروها کوتاه میشود
تازهواردها پایهها را از دستیار میپرسند، بهجای انتظار برای وقتِ خالیِ همکار.
چه تحویل میگیرید
- دستیاری متصل به اسنادِ داخلیتان، فعال برای تیم.
- پایگاهِ اسنادتان سرِ راه مرتب و نمایهسازیشده.
- قواعدِ دسترسی؛ تا هر کس فقط در محدودهی حقِ خودش بپرسد.
- منبع همراهِ هر جواب؛ تا هیچچیز ایمانی پذیرفته نشود.
- راهی برای بهروز ماندنش وقتی اسناد تغییر میکنند.
چطور کار میکنیم
شناخت (Know)
نقشه میکنیم دانشتان کجا زندگی میکند: پوشهها، ویکیها، اینباکسها، و ذهنهایی که در آنها قفل شده.
بینش (Insight)
پرتکرارترین سؤالها و اسنادی که جوابشان را دارند را پیدا میکنیم؛ و خلأهایی که برایشان هیچ سندی نیست.
چشمانداز (Vision)
دستیار را طراحی میکنیم: کدام منابع، کدام قواعدِ دسترسی، و جوابها چطور منبعشان را نشان دهند.
اقدام (Act)
وصلش میکنیم، با سؤالهای واقعیِ تیمتان آزمایشش میکنیم، و میمانیم تا پرسیدن از او سریعتر از پرسوجوی دفتر شود.
پرسشهای پرتکرار
همهی فایلهایمان را میبیند؟+
فقط آنچه وصل کنید، و فقط در حدِ دسترسیِ هر نفر. پوشههای حساس بیرون میمانند، مگر خودتان جورِ دیگری تصمیم بگیرید.
اگر اسناد قدیمی یا متناقض باشند چه؟+
دستیار منبعش را نشان میدهد؛ جوابِ قدیمی بهجای نامرئیبودن، دیدنی میشود. خیلی از تیمها دقیقاً با همین، بالاخره اسنادِ مهم را تمیز میکنند.
چیزی که هیچوقت نوشته نشده را هم جواب میدهد؟+
نه، و همین را میگوید. همان فهرستِ صادقانهی خلأها باارزش است: دقیقاً نشان میدهد کدام دانش فقط در ذهنِ یک نفر است و باید نوشته شود.
فرقش با چتباتِ مشتری چیست؟+
همان مهارت، مخاطب و دادهی متفاوت. این یکی برای تیمِ خودتان است، روی اسنادِ داخلی، پشتِ قواعدِ دسترسی. خیلی از مشتریها هر دو را دارند.
چقدر از شرکتتان فقط در ذهنِ یک نفر زندگی میکند؟
یک تماسِ رایگان. بگویید تیمتان امروز جوابها را کجا میگردد؛ صادقانه میگوییم دستیارِ داخلی چه چیزی را میتواند بهعهده بگیرد.